Pipeline Meetings (oder auch Pipe Reviews genannt) können für Sales Manager die höchste Form der Hölle sein. Hier ein paar Tipps um Pipeline Meetings zu verbessern.
Pipeline Meetings können für Vertriebsmitarbeiter und Manager oft quälend sein. Aber das muss nicht sein. Hier erfährst du, wie du häufige Fehler bei Pipeline Reviews korrigieren kannst.
Während erfolgreiche Pipeline-Meetings Wege aufzeigen wollen, wie das Vertriebs-Team die aktuellen Deals vorantreiben kann, wird aus diesem vorhaben häufig nichts. Dafür gibt es zahllose Gründe
- schlechte Verkaufsdaten
- falsch ausgerichtete Ziele
- mangelnde Vorbereitung
- falsche Kommunikation
- unzureichende Managementfähigkeiten
Da produktive Pipeline-Meetings aber das Herzstück genauer Verkaufsprognosen sind, ist es wichtig, dass die Vertriebsteams sie richtig durchführen.
Was ist ein Pipeline Meeting?
Ein Pipeline Meeting oder auch Pipeline Review findet wöchentlich oder zweimal im Monat statt und ist ein Treffen zwischen einem Vertriebsmitarbeiter und seinem Manager, bei dem der Status der anstehenden Geschäfte besprochen wird. Bei diesen Treffen geht es ausschließlich um Hindernisse, die dem Abschluss der aktuellen Deals im Wege stehen, und um Schritte, die der Vertriebsmitarbeiter oder die Führungskraft unternehmen können, um diese Hindernisse zu beseitigen.
Zum Glück ist das durchaus machbar. Vertriebsleiter, aufgepasst!
Pipeline Meetings im Team abschaffen
Pipeline-Meetings in Gruppen sind fast immer Zeitverschwendung. Manche Manager denken vielleicht, dass dies die perfekte Art des Coachings ist – den festgefahrenen Deal eines Account Managers durchzugehen und es als Lektion für das gesamte Team zu nutzen. Die Wahrheit ist, dass das Vertriebsteam nicht zuhört.
Halte deine Pipeline-Meetings zwischen den einzelnen Vertretern und dem Manager ab. So ist sichergestellt, dass sich beide auf die wichtigen Deals konzentrieren.
Es gibt eine Ausnahme: Wenn mehrere Vertreter/innen an einem Abschluss beteiligt sind, sollten die Vertriebsleiter sie zusammenbringen, um gemeinsam Strategien zu entwickeln und Probleme zu lösen.
Erleichtere die Pflege der Pipeline durch Automatisierung
Falsche Daten sind ein typisches Problem im B2B Vertrieb. Vielbeschäftigte Vertriebsmitarbeiter versäumen es oft, die CRM-Plattform (Customer Relationship Management) zu aktualisieren oder geben die Daten nur stückweise ein. Das macht Pipeline-Meetings unübersichtlich; Manager und Vertriebsmitarbeiter können den Status von Leads nicht richtig einschätzen, wenn die Daten unvollständig sind. Die Lösung ist eine Kombination aus Prozessautomatisierung und aktualisierten Teamschulungen.
Um vielbeschäftigte Sales Manager zu unterstützen, solltest du CRM-Systeme mit künstlicher Intelligenz und automatisierten Workflows einsetzen, die die manuelle Dateneingabe minimieren. Ein solches CRM protokolliert zum Beispiel automatisch alle Anrufe, E-Mails und Notizen, damit du das nicht tun musst.
Einige Daten müssen die Vertriebler aber trotzdem eingeben. Achte darauf, dass du ihnen beibringst, wichtige Geschäftsinformationen zu aktualisieren, sobald sie sie erhalten. Auch sie müssen daran erinnert werden, also ermutige deine Manager, die Dateneingabe regelmäßig zu überprüfen.
Zu guter Letzt solltest du sicherstellen, dass Vorgesetzte und Sales Manager mit demselben Datensatz in deinem CRM arbeiten. So ist sichergestellt, dass jeder die wichtigsten Lead-Daten in der Pipeline sehen kann, auch wenn die Dashboards leicht unterschiedlich sind.
Lass das Geplauder weg
Es ist verlockend, dass Teammitglieder und Vorgesetzte während der Pipeline-Meetings auf andere Gedanken kommen, aber das ist nicht der richtige Zeitpunkt, um zu plaudern oder über Strategien zu diskutieren. Es ist auch nicht der richtige Zeitpunkt für Trainingsmodule, ausgedehnte Coaching-Sitzungen oder Neuigkeiten aus dem Unternehmen. Halte dich an die Leads und beschränke deine Besprechungen auf maximal 30 Minuten.
Wenn Führungskräfte Informationen mit dem Vertriebsteam teilen müssen, sollten sie dies per E-Mail oder per Chat tun. Auf diese Weise wird nicht nur eine „Papierspur“ geschaffen, sondern die Mitarbeiter können die Nachrichten auch außerhalb der Besprechungen über Leads lesen, wenn sie Zeit haben.
Teile die Besprechungszeit auf die drei größten Chancen auf
Es ist verlockend, sich während des gesamten Meetings auf einen problematischen Lead zu konzentrieren, aber dadurch bleiben andere Leads unbehandelt. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine klare Agendaaufzustellen:
4 Minuten: Überblick/allgemeiner Status
7 Minuten: Besprechung von Problem-Lead Nr. 1
7 Minuten: Rückblick auf das Problem Nr. 2
7 Minuten: Überprüfung von Problemlöser Nr. 3
5 Minuten: Zusammenfassen und Aktionspunkte festlegen
Um sicherzustellen, dass deine Zeit nicht verschwendet wird, solltest du dafür sorgen, dass Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsleiter dieselben Lead-Kennzahlen prüfen, idealerweise über dasselbe CRM-Dashboard.
Definiere Ausstiegskriterien für jede Pipelinestufe
Schleppende Deals in den Pipelines werden durch mehr als nur schmutzige Daten verursacht. In zu vielen Fällen wissen die Vertriebler nicht, wann ein Lead von einer Phase in der Pipeline zur nächsten wechseln sollte. Das macht Pipeline-Meetings natürlich unübersichtlich; Manager und Mitarbeiter haben dann sehr unterschiedliche Vorstellungen vom Status der Leads.
Um dies im Keim zu ersticken, solltest du klar festlegen, wie der Mitarbeiter jede Phase der Pipeline abschließen kann. Meiner Erfahrung nach ist es am besten, wenn du für jede Phase zwei bis drei Fragen formulierst. Aus den Antworten sollte klar hervorgehen, ob ein Lead bereit ist, in der Pipeline weiterzugehen oder nicht.
Um zum Beispiel einen Lead von der Qualifizierungsphase in die Demo-Phase zu bringen, sollten die Mitarbeiter/innen z. B. folgende Fragen stellen
Hat der Lead einen klaren Anwendungsfall für das Produkt in seinem Unternehmen formuliert?
Erfüllt das Unternehmen die technischen Voraussetzungen, um das Produkt zu nutzen?
Liegt das Produkt im Rahmen des Budgets des Unternehmens?
Wenn die Antwort auf alle drei Fragen „Ja“ lautet, ist der Kunde wahrscheinlich bereit für eine Demo.
Lege klare Aktionspunkte und Prioritäten fest
Wie bereits erwähnt, sollte sich jedes Pipeline-Meeting auf die Aktionspunkte für die kommende Woche konzentrieren und nicht darauf, was in der Woche zuvor passiert ist. Zum Beispiel: Was sind die spezifischen Hindernisse, die einen Abschluss verhindern? Wer kümmert sich um jedes Hindernis – der zuständige Mitarbeiter, der Vertriebsleiter oder die Geschäftsführung? Welches Hindernis ist am wichtigsten? Diese Ziele sollten klar definiert und mit Kennzahlen versehen werden, damit sowohl der Vorgesetzte als auch das Teammitglied den Fortschritt messen können.
Schaffe einen Verantwortungsmechanismus für Vertreter und Manager
Einer der größten Fehler bei Pipeline-Meetings ist die fehlende Rechenschaftspflicht – sowohl für zuständigen Vertriebler als auch für den vorgesetzten Vertriebsleiter. Um sicherzustellen, dass die Maßnahmen umgesetzt werden, sollten sich die Manager am Ende der Woche telefonisch oder per E-Mail mit den Vertriebsmitarbeitern in Verbindung setzen.
Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung eines CRM, um den Fortschritt zu verfolgen. Diese zentrale Quelle der Wahrheit gibt den Führungskräften einen Überblick über die Aktivitäten der Team-Mitglieder und macht es ihnen leicht, kritische Fragen zu Leads zu stellen, die nicht vorankommen.
Vermeide Schuldzuweisungen
Angesichts des hohen Drucks, Aufträge abzuschließen und den Umsatz zu steigern, stellen viele Vertriebsleiter in Pipeline-Meetings Suggestivfragen, um die gewünschten Antworten zu erhalten. Wenn Vertriebsmitarbeiter nicht wissen, wie sie einen Lead zum Abschluss bringen sollen, stürzen sich die Vorgesetzten auf sie. Die Schuld wird zugewiesen und die Verkäufer sind frustriert.
Dieses Spiel mit der Fehlersuche ist reine Zeitverschwendung. Um dies zu vermeiden, sollten Vertriebsleiter die Pipeline-Meetings anders gestalten: Die Probleme liegen bei den Verkaufschancen, nicht bei den Verkäufern. Anstatt die Verkäufer dafür zu kritisieren, dass sie ihre Zielvereinbarungen nicht erfüllen oder nicht die Antworten geben, die ihre Vorgesetzten erwarten, sollten sie über teamorientierte Lösungen nachdenken. Manager sollten sich von Fragen wie „Wie konntest du das falsch machen?“ fernhalten. Stattdessen sollten sie fragen: „Was können wir tun, damit es funktioniert?“
Trenne die Einzelgespräche von den Pipeline Meetings
Dieser Tipp beruht auf einem weit verbreiteten Missverständnis: Ein persönliches Treffen mit dem Vorgesetzten ist auch ein Pipeline-Meeting. Das stimmt nicht.
Ein „wie läuft’s?“ Gespräch und Pipeline-Meetings sollten getrennt voneinander und zeitlich versetzt stattfinden, um eine Überlastung der Meetings zu vermeiden. Eine empfohlene Struktur ist zwei 1-zu1 Meetings pro Monat und zwei Pipeline-Meetings pro Monat. Bei Bedarf kannst du gegen Ende des Quartals weitere Besprechungen einschieben, um sicherzustellen, dass die Geschäfte auf Kurs sind. Wenn das die Priorität ist, solltest du keine konkurrierenden Einzelgespräche einplanen. Gib den Verkäufern Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können – verkaufen.
Nächste Schritte
Pipeline Meetings sind das Herzstück eines zielorientierten, leistungsfähigen Vertriebsteams. Sie geben den Vertriebsmitarbeitern die Werkzeuge und Einblicke, die sie brauchen, um Deals abzuschließen, und ermöglichen es den Managern, genaue Forecasts zu erstellen. Damit sie erfolgreich sind, musst du dafür sorgen, dass sie umsetzbar und zielgerichtet sind. Brian Bachofner, der Vizepräsident für Produktmarketing SalesForce.com, rät: „Identifiziere die wichtigsten Aktivitäten, die den Abschluss vorantreiben. Das erhöht den Zustand der Pipeline, die Genauigkeit der Forecasts und die Wahrscheinlichkeit, die Zielvereinbarungen zu erfüllen – oder zu übertreffen.“
Dieser Artikel wurde ursprünglich auf salesforce.com veröffentlicht und für diese Webseite übersetzt und angepasst.